No Image

Хранение документов на сервере

СОДЕРЖАНИЕ
1 просмотров
11 марта 2020

Правильно ли я понимаю что для хранение файлов их нужно разбивать по папкам,

Неправильно.
Для того, чтобы файлы загружались и благополучно отдавались, сегментировать (разбивать по папкам) их совсем не обязательно.

Проблемы, про которые Вы могли слышать, связаны лишь с получением полного списка файлов в директории. Да, это долго и тормознуто, но никак не влияет на скорость чтения конкретного файла.

А на боевых серверах использование хранилища в локальной файловой системе и вовсе нонсенс. Там эта проблема не стоит в принципе.

Сегментацию можно сделать для, скажем так, красоты. Или чтобы было понятно, кому принадлежит тот или иной файл. Но практическая польза от неё сомнительна. Вреда, впрочем, тоже нет 🙂

допустим на сервер пользователь с Ником username заливает файл file.mp4, и я сохраняю этот файл по пути u/us/use/user/usern/file.mp4 и такой путь формируется для каждого пользователя

Во-первых, никогда, НИКОГДА не доверяйте данным, пришедшим от пользователя. Сохраняете загруженный файл – сгенерируйте имя сами. А оригинальное имя не возбраняется сохранить и в другом месте. Если понадобится дать возможность пользователю сохранить файл под оригинальным именем, это делается в несколько строк.

Во-вторых, Ваша сегментация слишком агрессивная. Если представить, что юзернейм может состоять только из строчных латинских букв и цифр (итого алфавит 26+10=36 символов), то такое хранилище сможет вместить 36 ^ (1 + 2 + 3 + 4 + 5) = 36^15 = 2.21 * 10^23 файлов без повторений. А что если юзернейм короче 5 символов? А что если он переименуется?

Помните "во-первых"? Так как нам нужно самим придумать имя файла, почему бы не воспользоваться либо UUID и сгенерировать уникальное (с высокой достоверностью) значение вида 28c5a6d8-f7b5-440f-aeaa-150e4fd0bebc , а его уже сегментировать? Например, два сегмента по два символа датут прикольные ссылки вида 28/c5/28c5a6d8-f7b5-440f-aeaa-150e4fd0bebc и возможность разместить 65 тысяч файлов так, чтобы они были по одной штуке в директории 🙂

Есть также вариант использовать не UUID, а посчитать контрольную сумму файла и взять её в качестве имени. Практическая ценность такого хеша, правда, тоже стремится к нулю 🙂

если будет 2 одинаковых названия файла у одного пользователя то просто добавляю к новому файлу номер (file1.mp4)

Служба файловых хранилищ (DIRECTUM File Storage Services) — это система хранения документов в электронном виде, которая обеспечивает:

  • надежность хранения документов;
  • конфиденциальность и разграничение прав доступа;
  • отслеживание истории использования документа;
  • удобство и скорость поиска.

Обычно электронный архив работает с неструктурированными документами, у которых есть структурированное описание (карточка документа). Например, текстовые документы, электронные таблицы, графические файлы.

Архив документов и отлаженная работа с ним являются залогом здорового документооборота в любой организации. Система DIRECTUM решает широкий круг задач, связанных с организацией электронного документооборота.

Особенности и преимущества системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM:

  • Размещение всего электронного архива документов в едином информационном пространстве базы данных и файловых хранилищ;
  • Организация быстрого поиска документов по заданным реквизитам, полнотекстового поиска по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ;
  • Использование любых программ для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.);
  • Автоматическое создание документов, имеющих определенный заданный вид на основе заранее составленных шаблонов («Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение»);
  • Сортировка архива документов по степени актуальности (в разработке, действующий или устаревший документ), с возможностью визуального отображения каждой из категорий;
  • Работа с документами в различных режимах: на рабочем месте; экспорт документа из системы и импорт в систему;
  • Реализация в системе управления архивом документов механизма, предотвращающего проблемы при одновременном доступе нескольких пользователей к одному документу;
Читайте также:  Что такое инфоблок битрикс

И, наконец, важнейшим преимуществом программы для работы с электронными архивами документов является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается: контролем и настройкой прав доступа; шифрованием электронных документов; протоколированием всех действий пользователей; наличием электронной подписи (ЭП), позволяющей работать с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ и ФСТЭК.

Подходы DIRECTUM к организации хранилищ

Существует два подхода к хранению документов: в базе данных SQL-сервера и непосредственно в файлах. DIRECTUM предлагает комбинированный вариант, который сочетает преимущества обоих подходов: простоту администрирования и высокую производительность хранилищ SQL-сервера и практически неограниченный объем данных при низкой стоимости хранения с возможностью потокового доступа к документам в файловых хранилищах.

Известно, что после 2-3 лет работы в системе документооборота около 50% документов перестают использоваться или используются реже одного раза в год, а с течением времени доля редко используемых документов постоянно увеличивается.

В DIRECTUM документы, находящиеся в оперативном обороте, могут располагаться в хранилище SQL-сервера, а для редко используемых документов и документов большого объема предусмотрена организация распределенных файловых хранилищ.

При этом пользователь может работать со всеми документами из одной среды.

Время восстановления системы

Обеспечение непрерывности бизнеса — важная задача всех систем управления. Выход из строя корпоративной системы даже на несколько часов может привести к огромным убыткам.

Благодаря использованию нескольких хранилищ разных типов уменьшается вероятность выхода из строя всей системы одновременно, резко снижаются косвенные и прямые затраты. Снижение прямых затрат связано, в первую очередь, с возможностью использования более дешевого оборудования для архивных данных. Снижение косвенных затрат объясняется меньшим временем восстановления системы после сбоя — за счет вынесения архивных данных из хранилища SQL-сервера увеличивается скорость ее восстановления и скорость включения пользователей в работу. Восстановление остальных частей системы может производиться уже в фоновом режиме. После накопления критической массы документов полное восстановление при использовании нескольких хранилищ происходит быстрее, чем при использовании одного хранилища за счет малой вероятности их одновременного отказа и возможности параллельного восстановления.

Типовые схемы организации единого электронного архива документов

Базовая

Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.

Решение рекомендуется как начальный уровень и может быть расширено до описанных ниже систем хранилищ.

Классическая

Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.

Такое решение позволяет работать со стандартными документами объемом до 100 Мб и обеспечивает высокую скорость работы с документами, находящимися в оперативном обороте, при низкой стоимости хранения и практически неограниченном объеме архива документов.

Мультимедийная

Необходимость работы с документами большого объема (видео, графикой, картами, чертежами и т.д.) диктует свои требования к хранилищу документов. В частности, необходима возможность потокового доступа к данным, т.е. возможность работы только с частью документа, не считывая его целиком.

Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.

Читайте также:  Facepalm смайлик в вк

Такое решение позволяет оперативно работать с документами любого объема, долговременно хранить архивные документы и иметь возможность доступа к ним.

Распределенная

При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.

Распределение документов по нескольким хранилищам позволит сбалансировать нагрузку на сервера, сеть, увеличить максимальный объем хранимых данных, повысить отказоустойчивость системы в целом и снизить стоимость хранения.

Политики миграции документов в электронный архив документов

Применение тех или иных схем позволяет построить масштабируемое решение по управлению электронными документами организации, когда для документов нужного типа выделяется соответствующее им хранилище. Однако гибкость DIRECTUM File Storage Services проявляется не только в этом.

Для документов может быть настроена гибкая схема миграции между хранилищами.

При создании документа он размещается в хранилище по умолчанию этого вида документов (например, отчеты располагаются в файловом хранилище, видео-ролики — в хранилище медиаданных, а проекты договоров — в хранилище SQL-сервера). Для видов документов настраивается также и время нахождения документа в оперативном доступе; если документ не менялся (или не просматривался) в течение определенного периода, он переносится в архив.

Взаимное соответствие оперативных и архивных хранилищ задается при создании хранилища и может быть изменено.

За время своей жизни документ может быть вручную перемещен в другое хранилище — как в оперативное, так и в архивное. Использование workflow позволяет регламентировать этот процесс. Например, заявление сотрудника после согласования и подписания помещается в архив.

Преимущества электронного архива документов DIRECTUM

За счет использования DIRECTUM File Storage Services различным по требованиям хранения контентом можно управлять из единой системы. Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д.

Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя позволяет повысить масштабируемость системы, т.е. увеличение общего объема корпоративных данных со временем не приведет к снижению скорости работы системы.

Как следствие, снижается совокупная стоимость владения системой, что важно для организации любого масштаба.

Эффективные хранилища

Службы электронного архива документов управляют хранилищами электронных документов DIRECTUM, предоставляя возможности создания в организации гибкого и масштабируемого электронного архива для различных видов контента.

Эффект от использования хранилищ системы DIRECTUM почувствуют любые организации независимо от их размеров:

  1. Малые организации:
    • снижение стоимости оборудования за счет замедления темпов роста базы данных и вынесения части электронных документов на менее мощные файловые сервера или даже рабочие станции.
    • Средние организации:
      • накопление и эффективное управление корпоративной информацией;
      • комфортная работа постоянно возрастающего числа пользователей.
      • Крупные организации:
        • практически неограниченный объем хранимых данных;
        • высокая отказоустойчивость системы;
        • автоматизация большого количества прикладных задач.

        Каждый сотрудник организации получает преимущества от использования электронного архива документов в своей работе:

        1. Все пользователи. Получают возможность работы с разными видами контента в единой среде:
          • получают оперативный доступ к регламентирующим и организационным документам;
          • могут хранить медиаданные (видео, фотоархивы, рекламные и картографические материалы и т.д.) и прочие документы объемом более 100 Мб при приемлемом уровне оперативности доступа к ним;
          • получают возможность перевода документов в архивное хранение и имеют доступ к документам электронного архива;
          • получают повышение быстродействия работы системы за счет снижения нагрузки на SQL-сервер.
          • Руководители. Ресурсы должны использоваться эффективно:
            • стоимость хранения данных должна быть минимальной, электронные архивы документов могут располагаться в более дешевых хранилищах;
            • распределенная система хранилищ более отказоустойчива и значительно лучше справляется с задачей обеспечения непрерывности бизнеса.
            • Администраторы. Администрирование нескольких отдельных хранилищ более эффективно, чем администрирование одного огромного хранилища:
              • вероятность одновременной потери всех документов (т.е. выхода из строя всех хранилищ) снижается;
              • восстановление вышедших из строя хранилищ занимает меньше времени, чем восстановление всей системы;
              • уменьшение объема базы данных SQL-сервера упрощает ее администрирование, — а это наиболее важная часть системы.
              • Специалисты по безопасности Можно более надежно защищать данные:
                • конфиденциальные данные можно перенести в особо защищенные хранилища и закрыть к ним доступ даже для администраторов;
                • конфиденциальные данные можно шифровать средствами операционной системы.
                • Разработчики. Широкие возможности для автоматизации задач бизнеса:
                  • возможность автоматизации процессов, связанных с необходимостью хранения документов большого размера;
                  • простота разработки, независимо от количества хранилищ.
                  Читайте также:  Вай фай роутер для автомобиля

                  Долговременный архив

                  С помощью файловых хранилищ и решения «Долговременный архив» можно организовать единый архив бумажных и электронных документов организации, работающий по правилам российского архивного делопроизводства. При этом на протяжении всего срока хранения электронных документов поддерживается их юридическая сила.

                  Решение позволяет снизить нагрузку на оперативные хранилища компании, упрощает и ускоряет работу архивистов и делопроизводителей за счет автоматизации рутинных операций. «Долговременный архив» взаимодействует с информационными системами любого класса (ECM, ERP и т.д.) — в результате все документы компании хранятся в единой системе по установленным правилам.

                  Сервер документов позволяет сохранять на жестком диске данного аппарата документы, считанные с помощью функции копирования. Таким образом, есть возможность распечатать их позже с дополнительными настройками.

                  Сбой аппарата может привести к потере данных. Для важных данных, хранимых на жестком диске, должны быть сделаны резервные копии. Производитель не несет ответственности за ущерб, причиненный в следствие потери данных.

                  Нажмите [Сохр. файл] .

                  Введите имя файла, имя пользователя и, при необходимости, пароль.

                  Нажмите [OK] .

                  Выберите лоток для бумаги.

                  Установите оригиналы.

                  Нажмите клавишу [Пуск] .

                  Сохраняет отсканированные оригиналы в памяти и делает один комплект копий.

                  Аппарат хранит документы в размере, который указан для выбранного лотка, вне зависимости от реального формата оригинала.

                  Чтобы остановить сканирование, нажмите клавишу [Сброс/Стоп] . Чтобы возобновить приостановленное задание сканирования, нажмите кнопку [Продолжить] в окне подтверждения. Чтобы удалить сканированные изображения и отменить задание, нажмите кнопку [Стоп] . Размещенные в АПД оригиналы будут выгружены.

                  Если оригиналы размещаются на стекле экспонирования, нажмите клавишу [ ] после сканирования всех оригиналов.

                  Данные, сохраненные на Сервере документов, удаляются по истечению трех дней (72 часа) согласно настройкам по умолчанию, установленных производителем. Можно задать период, по истечении которого сохраненные данные будут удаляться автоматически, с помощью параметра Автоудаление файла на Серв.док. в меню "Инструменты пользователя". Дополнительную информацию см. в руководстве по управлению сетью и системным параметрам.

                  Чтобы проверить, был ли сохранен документ, нажмите клавишу [Сервер документов] .

                  Если нужно сохранить другой документ, сделайте это по завершении копирования.

                  Подробнее о Сервере документов см. раздел "Использование сервера документов".

                  Подробнее о печати сохраненных документов см. раздел "Печать сохраненных документов".

                  Подробнее об имени пользователя, имени файла и пароле см. в разделе "Использование сервера документов".

                  В зависимости от настроек безопасности, вместо Имя польз. может появиться Прив.доступа. За более подробной информацией о Прив.доступа обратитесь к администратору.

                  Подробнее о том, как вводить текст, см. "Об этом аппарате".

                  Комментировать
                  1 просмотров
                  Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

                  Это интересно
                  No Image Компьютеры
                  0 комментариев
                  No Image Компьютеры
                  0 комментариев
                  No Image Компьютеры
                  0 комментариев
                  No Image Компьютеры
                  0 комментариев
                  Adblock detector