Для Эксель каждый файл (документ) принято называть рабочей книгой, в ней расположены рабочие листы. Активный лист рабочей книги – это рабочее окно Excel. В любой момент времени может быть активно только одно рабочее окно, даже если у вас открыто несколько книг. Именно в нём вы можете осуществлять операции. Очень важно уметь настраивать окна, т.к. правильно организованное рабочее пространство – залог комфортной работы с программой.
Структуру окна (рабочей области) мы подробно рассмотрели, когда изучали базовые понятия.
Три состояния рабочего окна Эксель
В правом верхнем углу окна (в строке заголовка) расположены 5 кнопок, 3 из которых предназначены для работы с окнами:
- Справка Excel
- Параметры отображения ленты
- Свернуть окно
- Восстановить окно / Развернуть окно
- Закрыть окно
Команды управления окнами Excel
Рабочее окно книги может находиться в одном из трёх состояний:
-
Развернуто – занимает весь экран, видно максимальную площадь листа. Чтобы развернуть окно – нажмите одноименную кнопку в строке заголовка
Развернутое окно Excel
Восстановлено – занимает часть экрана, освобождая место для обзора других окон. Чтобы восстановить окно – нажмите Восстановить окно в строке заголовка. Эта команда «спарена» с предыдущей, т.е. одной кнопкой можно развернуть восстановленное окно или восстановить развёрнутое.
Книга2 — Восстановленное окно Microsoft Excel
Настройка размеров рабочих окон
Если вы используете несколько книг – может понадобиться отобразить сразу несколько рабочих окон на экране. Для этого используем следующие приёмы:
- Изменить размеры окна вручную. Сначала восстановите окно, после этого наведите мышью на любую из рамок окна или его угол. Курсор станет двунаправленной стрелкой. Зажимайте левую кнопку мыши и тяните границы листа в нужную сторону. Этот приём универсален для всех окон в Microsoft Windows.
- Использовать команду на ленте. Перейдите Вид – Окно – Упорядочить всё . Откроется диалоговое окно настройки отображения с четырьмя комбинациями окон. Выберите тот, который подходит вам в данный момент. Команда не обрабатывает минимизированные окна.
Упорядочить окна Excel
Переключение между окнами Excel
Как я уже говорил ранее, активным для работы может быть только одно окно из всех, отображённых на экране. Чтобы переключать активные окна, я знаю 4 способа:
- Кликнуть мышью. Это самый простой метод, если на экране видна хотя бы часть окна – смело жмите на неё. Окно будет активировано и отображено поверх остальных
- Выбрать на панели задач Windows – один из самых популярных способов. Просто кликните на ярлыке нужной рабочей книги
- Использовать горячие клавиши. Для циклического переключения между рабочими окнами нажимайте на клавиатуре Ctrl+Tab (прямое направление) и Shift+Ctrl+Tab (обратное направление). Аналог этой комбинации – Ctrl+F6 и Shift+Ctrl+F6 .
- С помощью ленточной команды. Выполните команду: Вид – Окно – Перейти в другое окно . Откроется список доступных окон, выбирайте и переходите
Переход в другое окно с помощью ленты
Несколько окон на одном экране
Иногда нужно открыть несколько окон на экране, чтобы обеспечить совместную работу с ними. Особенно это актуально, когда разрешение экрана компьютера достаточно велико. За работу с несколькими окнами отвечает блок команд Главная — Вид — Окно .
Один документ в нескольких окнах
Чтобы открыть в новом окне еще один экземпляр уже открытого окна — кликните Главная — Вид — Окно — Новое окно . Теперь нажмите Упорядочить все , чтобы выбрать расположение окон Excel на экране. Выберите один из вариантов расположения на экране:
Так, Вы можете автоматически, без ручной настройки расположить оба окна Эксель на одном экран.
Разделение окна на две области
Еще один способ заключается в разделении текущего окна вместо создания нового. Можно разделить на 2 или на 4 участка.
Чтобы разделить окно на 4 участка — выполните такую последовательность действия:
- Выделите ячейку, относительно которой будете делить окно. Горизонтальная и вертикальная линии разбивки будут проходить слева и сверху от ячейки.
- Нажмите Главная — Вид — Окно — Разделить . Результат разбивки смотрите на картинке:
- Чтобы убрать разделение — снова нажмите кнопку Разделить
Чтобы разделить окно на 2 участка — выделите не ячейку, а целую строку (под линией разделения) или столбец (справа от линии разделения). Снова нажмите Разделить .
У каждой области будут свои полосы прокрутки, управлять ими можно раздельно. Но Вы все же работаете в одном и том же документе, поэтому любые внесенные изменения отобразятся в каждой из областей.
Разные книги на одном экране
Мы обсудили, как показать на одном экране несколько образцов одной рабочей книги. Аналогично можно поступить и с разными документами. Откройте все файлы Excel, которые нужно уместить на экран. Снова нажмите Упорядочить все , чтобы указать, каким способом скомпоновать окна.
Синхронная прокрутка окон
Как Вы уже поняли, при отображении нескольких окон на экране, их прокрутка осуществляется раздельно для каждого из окон. А что, если Вы просматриваете на соответствие некоторые списки, и Вам нельзя для этих целей использовать функции Excel? Было бы удобно, чтобы прокручивались все окна одновременно.
Это легко реализуется. Нажмите не ленте Вид — Окно — Синхронная прокрутка . Вот так просто, больше ничего делать не нужно!
Закрытие окна
Если вы закончили в рабочей книге – закройте её, чтобы освободить виртуальную память компьютера. Для этого существует, как минимум, 4 способа:
- Нажмите кнопку Закрыть (х) в адресной строке книги
- Выполните команду Файл – Закрыть
- Используйте комбинацию клавиш Ctrl+W
- Используйте комбинацию клавиш Alt+F4 . Эта команда заканчивает работу Excel, будут закрыты все окна
Если вы не сохранили документ перед закрытием – программа спросит, нужно ли выполнить сохранение. Выберите Сохранить , чтобы сохранить все изменения и закрыть файл; Не сохранять — чтобы закрыть книгу без сохранения; Отмена — оставить книгу открытой, не сохранять изменения.
Многие недооценивают возможности, которые даёт правильная работа с окнами Microsoft Excel. Потренируйтесь в применении всех изложенных правил и поймёте, что они могут принести значительную пользу, если информация находится в нескольких файлах и каждый из них должен быть всегда под рукой. Если же данные расположены на разных листах одной рабочей книги – вам будет полезен мой пост о работе с листами, рекомендую добавить его в закладки браузера.
Если что-то из данного материала вы не поняли – пишите комментарии, я обязательно отвечу. Всегда ваш, Александр Томм.
Добавить комментарий Отменить ответ
3 комментариев
Добрый день. Такая проблема — переключение между окнами в excel 2016 не работает по средством нажатия стрелкой мыши, окна меняются, но данные показываются с последнего открытого файла. Горячим сочетанием клавиш CTRL+F6 и с помощью ленточной команды это получается, но это не удобно, а CTRL+TAB не получается. Подскажите пожалуйста в чем дело и как быть? Может быть можно сменить CTRL+F6 на более удобную комбинацию?
Сергей, здравствуйте. CTRL+F6 и CTRL+TAB — выполняют одну и ту же операцию. Если работает одна комбинация — должна работать и другая. Проверьте работоспособность самой клавиши TAB.
Чтобы назначить другую комбинацию клавиш — можно воспользоваться макросом и назначить ему удобное сочетание клавиш. Но это не самый лучший выход
Александр, спасибо за ответ. CTRL+TAB не работает, потому что окна открытых файлов excel располагаются в одном окне вкладками вверху и переключение идет между этим окном и другими открытыми программами, а не между файлами excel. Искал в настройках, чтобы сделать расположение окон, как было по старинке — на панели задач, но не нашел.
Совет 1. Закрепите заголовки больших таблиц
При просмотре текста в больших таблица из области видимости уплывают заголовки. Из можно закрепить и тогда подписи ваших строк или столбцов всегда будут на виду.
Вкладка «Вид», группа «Окно», команда «Закрепить области» (Freeze Panes) поможет закрепить как заголовки строк, так и столбцов.
Совет 2. Переключайтесь между книгами Excel с помощью клавиатуры
Если вы работаете с несколькими книгами, то использование горячих клавиш на клавиатуре может существенно сэкономить время. Все знают комбинацию переключения между активными приложениями «Alt+Tab», но так вы будете переключатся между всеми запущенными приложениями, если нужно переключение только между открытыми книгами Excel, тогда следует воспользоваться такими сочетаниями:
Для Excel 2013:
- Ctrl + Tab или Ctrl + F6 (но неудобно тянуться) – переключение между активными книгами в прямом порядке;
- Ctrl+Shift+Tab или Ctrl+Shift+F6 – переключение между всеми активными книгами в обратном порядке.
Сейчас предварительная версия Office 2016 доступна для тестирования, каково же было удивление, но здесь обозначенная комбинация клавиш работает несколько по-другому.
для Excel 2016:
- Ctrl + Tab или Ctrl + F6 – переключение между двумя книгами (если открыто больше, то переход будет между двумя последними активными, например, вы из книги 1 перешли в книгу 5 с помощью мышки, либо «Alt+Tab», минуя книги 2, 3 и 4, то комбинация «Ctrl+Tab» начнет переключать только между 1й и 5й книгой );
- Ctrl+Shift+Tab или Ctrl+Shift+F6 – переключение между всеми активными книгами по очереди.
Совет 3. Используйте функцию «Мгновенное заполнение»
Если нужно быстро перевести определенные данные из одного формата в другой, например, простой набор цифр перевести в телефонные номера с разделителями, мгновенное заполнение подойдет как нельзя кстати. Достаточно просто ввести пару правильных значений рядом с первоначальными данными и Excel сам предложит дозаполнить оставшиеся ячейки, если этого не произошло, тогда нужно просто перейти на вкладку «Данные» и в группе «Работа с данными» нажать «Мгновенное заполнение».
Совет 4. Быстрое перемещение в рамках конкретной таблице на листе Excel
Зажав клавишу «Ctrl» и используя стрелки навигации можно быстро перемещаться по углам определенной таблицы. Удобная функция, если на одном листе расположено несколько таблиц пустыми столбцами или строками между ними.
Совет 5. Мгновенное транспонирование данных
Бывали ли случаю, когда строку нужно перевести в столбец или наоборот? В Excel это можно сделать несколькими способами, например, использовать функцию ТРАНСП (TRANSPOSE). Однако, такой способ едва ли можно назвать быстрым, а вот скопировать нужный фрагмент и вместо обычной вставки выбрать в выпадающем меню команду «Транспонировать» (Transpose) оказывается достаточно быстро.
А вот если нужно будет отыскать данные в таблице и перенести их в другую, то для этого отлично подойдет функция ВПР.
В заключение можно посмотреть еще 5 мощных возможностей Excel, о которых мало кто знает.
При использовании команды "показать окна программы" происходит следующее:
Окна разбросаны по столу в совершенно произвольном порядке.
Окна после переключения меняют свое положение на столе.
Я тут сводил бюджет за 12 месяцев в один отчет. Открыл 12 файлов с бюджетами + файл со сводной формой + файлик с табличкой для заметок. Минут через 10 я уже выходил из себя.
От переключения по клавишам пришлось отказаться сразу по причине описанного выше дурацкого порядка + ссылки из одной книги на другую так делать нельзя.
Переключение по меню Окно тоже не подошло, поскольку в меню отображаются только первые 9 окон.
Пришлось переключаться через отображение всех окон программы, играя с ними в кошки-мышки, поскольку, как я уже писал, файлы меняют свое положение на рабочем столе и не отсортированы ни по одному из приходящих в голову признаков.
Одним словом измучился!
Есть ли еще какой нибудь способ переключаться между окнами в Excel? Я уже близок к установке Параллелз!
