Как вставить скан в excel

Microsoft Office имеет множество возможностей и инструментов для облегчения жизни многим пользователям. Одна из возможностей – это добавление различных вложений в таблицу Excel и в документ Word. В сегодняшней статье рассмотрим как добавить PDF файл в документ Word, или в таблицу Excel.

Вставка PDF в Excel и Word

Вставка PDF файлов в Word и Excel делается одинаково, мы будем рассматривать на примере Word, но если вам нужно вставить файл в Excel – делайте все тоже самое.

1.Откройте документ Word (или таблицу Excel), тот в который нужно добавить PDF файл => выберите вкладку "Вставка" => выберите "Объект"

2.Во вкладке "Создание" выберите Adobe Acrobat Dokument => поставьте галочку в поле "В виде значка" и нажмите "ОК" (если в списке нет Adobe Acrobat Dokument – значит у вас не установлен adobe reader, установите его и проделайте первые два пункта заново);

3.Найдите файл PDF, который вы хотите добавить в Word или Excel, выберите его и нажмите "Открыть";

Перед вами откроется выбранный PDF файл через Adobe Reader => закройте его и вы увидите вставленный PDF в ваш Word (Excel). Теперь это вложение PDF можно открывать в Word (Excel) двойным щелчком мыши.

Переименовать вставленный PDF файл или сменить значок

По умолчанию вставленный в Word (Excel) Pdf файл называется Adobe Acrobat Document, но мы можем сменить ему название.

Чтобы переименовать вложенный PDF файл или сменить его значок – нужно нажать на него правой клавишей мыши и выбрать "Объект Acrobat Document’ => преобразовать

В этом окне выбираем "Сменить значок"

В поле "Подпись" придумываете новое название вложению, если вы хотите поменять только название, то после переименования нажмите "ОК". Если вы хотите изменить значок для вложения – нажмите "Обзор"

Выберите любой значок, который хотите задать для вложения и нажмите "Открыть"

В следующем окне снова "ОК"

Всё, так просто вы можете вставить PDF файл в документ Word и таблицу Excel. На сегодня всё, если есть дополнения – пишите комментарии! Удачи Вам 🙂

Вы можете использовать программу «Excel» для систематизации различных типов данных, начиная от обзора личного бюджета, заканчивая финансами целых компаний. Вам может понадобиться вставить определенное изображение или документ в рабочий лист. Для этого в программе «Excel» существует функция «Вставка», которую вы можете использовать для вставки множества видов файлов в ваш документ. Широко использующиеся файлы формата PDF совместимы с программой «Excel», поэтому вы можете вставить файл PDF в рабочий лист программы «Excel».

Инструкции

1. Откройте документ «Excel», в который хотите поместить файл PDF.

2. Кликните по клетке, в которую хотите поместить PDF.

3. Кликните меню «Вставка», которое располагается вверху окна программы «Excel».

4. Выберите «Объект».

5. Кликните «Adobe Acrobat Document» в поле «Тип объекта», а затем кликните кнопку «Ок».

6. Найдите нужный файл PDF.

7. Кликните по файлу PDF, затем кликните кнопку «Открыть». Ваш компьютер откроет файл PDF в программе «Adobe reader» и вставит его в ваш рабочий лист программы «Excel».

Примечания

1. Если вы кликните два раза по файлу PDF в программе «Excel», то он откроется в «Adobe reader».

2. Вы можете изменить размер файла PDF, кликнув и перетянув его границы. Помните, что это может привести к искажению PDF в вашем документе «Excel». Если зажмете клавишу «Shift» при изменении размера файла, то такой метод сохранит пропорции и не вызовет искажения.

Можно ли прикрепить (вложить) произвольные файлы в обычную книгу Excel?
А потом извлечь эти файлы в заданную папку, и работать с ними?

Казалось бы, Excel такого не позволяет. (а если и позволяет, то извлечь вложенные файлы без из запуска – весьма проблематично)
Но, при помощи макросов, можно реализовать что угодно (и сохранениеизвлечение файлов в том числе)

Теперь прикрепить к книге Excel любой файл, а затем извлечь его в любую папку под заданным именем, можно при помощи нескольких строк кода!

В прикреплённом к статье файле находятся 2 модуля класса (AttachedFiles и AttachedFile), а также примеры их использования в виде макросов, позволяющих управлять вложениями в книге Excel.

Пример использования функционала модулей класса для сохранения в книге Excel исполняемого файла, с последующим извлечением:

Если вам требуется прикрепить к книге Excel лишь один небольшой файл (например, маленькую картинку или иконку),
воспользуйтесь возможностью сохранения файлов в виде VBA-функций

Рассмотрим доступные свойства и методы классов, используемых для работы со вложениями.

Класс AttachedFiles позволяет управлять вложенными файлами.

• Функция GetAllFilenames () возвращает коллекцию имён файлов, прикреплённых к документу Excel
  (если нет ни одного прикреплённого файла, возвращается пустая коллекция)
• Функция GetAllFiles () возвращает коллекцию объектов типа AttachedFile (прикреплённый файл)
  (если нет ни одного прикреплённого файла, возвращается пустая коллекция)
  Свойства и методы объекта AttachedFile см. ниже.
• Функция AttachmentExist (ByVal filename$) позволяет проверить наличие вложения с именем файла filename$
  (если книга содержит вложенный файл с таким именем, возвращается TRUE, иначе – FALSE)
• Функция AttachNewFile (Optional ByVal filepath$, Optional ByVal filename$, Optional Overwrite As Boolean = True)
  предназначена для добавления (прикрепления) нового файла, полный путь к которому задан в параметре filepath$.
  Если параметр filepath$ не задан, то будет выведено диалоговое окно, позволяющее выбрать прикрепляемый файл.
  Параметр filename$ служит для указания имени файла, под которым он будет храниться в книге Excel. Если этот параметр не задан, файл сохраняется под тем именем, которое он имел в момент загрузки.
  Парамерт Overwrite, если он равен TRUE (по-умолчанию), позволяет заменять старые вложения новыми без лишних вопросов. При его значении FALSE будет выведено диалоговое окно с вопросом, заменить старый вложенный файл на новый, или нет.
• Функция MaxFileSize () возвращает максимальный допустимый размер прикрепляемого файла
  (для файлов Excel 97, 2000, XP, 2003 можно прикрепить файлы размером до 31 мегабайта , а для Excel 2007б 2010, 2013 – максимальный размер прикрепляемого файла составляет 500 МБ)
• Функция GetAttachment (ByVal filename$) возвращает вложение с именем filename$ в виде объекта типа AttachedFile
  Таким способом, мы получаем возможность обратиться по имени к любому из вложенных файлов (чтобы его запустить, сохранить, удалить, и т.д.)
• Метод DeleteAllAttachments удаляет ВСЕ вложенные файлы из книги Excel

У класса AttachedFiles есть и некоторые свойства, доступные для чтения и изменения:

• Свойство WB (As Workbook) – ссылка на книгу Excel, с которой производятся манипуляции.
  По-умолчанию, WB ссылается на текущую книгу Excel (ThisWorkbook), но можно работать и с любой другой открытой книгой, – для этого достаточно добавить строку кода типа
  Set FileManager.WB = ActiveWorkbook или Set FileManager.WB = Workbooks("test.xls")
• Свойство AutoSaveWorkbook (As Boolean, по умолчанию = FALSE) – при установке в TRUE позволяет автоматически сохранять изменения в книге при добавлении или удалении вложенных файлов
• Свойство SilentMode (As Boolean, по умолчанию = FALSE) – при установке в TRUE запрещает вывод информации о процессе извлечения или добавления файла в строку состояния Excel, а также блокирует все уведомления. Таким образом, извлекать и запускать файлы можно в скрытом режиме – пользователь ничего не заметит.
  По-умолчанию (при SilentMode = FALSE), в строке состояния Excel отображается ход выполнения действий с файлами (своего рода прогресс-бар)

Второй модуль класса – AttachedFile – позволяет работать с конкретным вложенным файлом.

• Метод SaveAs (Optional ByVal filepath$) позволяет извлечь (сохранить) вложенный файл по заданному пути filepath$.
  Если путь filepath$ не задан, макрос выдаёт диалоговое окно сохранения файла, где можно указать папку, куда будет извлекаться файл, и задать имя создаваемого файла.
• Метод Delete безвозвратно удаляет вложенный в Excel файл
• Метод Run – позволяет запустить (открыть в программе по-умолчанию) вложенный файл.
  Для этого, файл автоматически извлекается во временную папку Windows, и оттуда уже выполняется запуск созданного файла.
• Функция IsCorrect возвращает TRUE, если размер области данных файла соответствует значению длины файла (которое сохранено при добавлении файла в книгу Excel)
  Если часть данных на скрытом листе (где хранятся вложенные файлы) затерта, функция вернёт значение FALSE, что говорит о нарушении целостности файла.
  Внимание: проверка производится медленно, т.к. при этом производится извлечение данных с листа (аналогично извлечению файла на диск). И, если прикреплённые файлы большие (сотни килобайтов и больше), то проверка каждого файла может длиться от нескольких секунд до минут (для многомегабайтных файлов)
• Функция FileSizeTXT возвращает размер файла в доступном ткестовом виде. Например, 129 Кб, 3.4 Кб, 12.7 Мб

Свойства класса AttachedFiles предназначены только для чтения (хотя их изменение возможно, но нежелательно):

• Свойство filename (As String) содержит имя вложенного файла с расширением
• Свойство AttachDate (As Date) хранит дату и время добавления файла в книгу Excel
• Свойство FileSize (As Long) возвращает размер файла в байтах. Результат возвращается в виде числа, в отличии от функции FileSizeTXT, выдающей текстовое значение.

Принципы работы программы:

• файлы сохраняются на «очень скрытом» листе с названием «SheetForAttachedFiles»
• при загрузке, файлы считываются в бинарном виде, и каждый байт преобразуется в 16-ричное представление.
  Например, файл, состоящий из 5 байтов, будет преобразован в текстовую строку длиной 10 символов примерно такого вида: 3395B3D7FF
• Каждому файлу отводится отдельный столбец на листе:
  (щелкните на картинке для увеличения)
  
• В каждой ячейке хранится 500 байтов данных. (1000 символов)
  Это значение можно изменить в строке Private Const BYTES_PER_CELL& = 500 модуля класса AttachedFiles
• Количеством данных в одной ячейке вызвано ограничение на размер файла.
  Для Excel 2003 оно составляет (65536 – 6) строк * 500 байтов в ячейке = 32765000 байтов = 31,24 Мб
  В Excel 2007 и более новых версиях строк намного больше, поэтому там можно прикреплять файлы размером для 500 МБ (правда, очень сомневаюсь, что Excel выдержит такое издевательство над собой)
• Максимальное число прикрепляемых файлов ограничено числом столбцов на листе Excel.
  В большинстве случаев, 255 файлов – это более чем достаточно. В Excel 2007-2010-2013 можно прикрепить более 16 тысяч файлов.
• Данные файлов не шифруются, но при необходимости это несложно реализовать.

• 52381 просмотр

Комментарии

Извлекать можно в любую папку (дописав в коде макроса для кнопки путь для извлечения, по аналогии с макросами для других кнопок)
Файл перезаписывается при очередном запуске