Перемещение по ячейкам листа осуществляется с помощью курсора (управляемый черный прямоугольник). Чаще всего при заполнении данными листов Excel необходимо перемещаться к соседней ячейке. Но иногда требуется переместиться к любым отдаленным ячейкам.
Например, в конец / начала прайса и т.п. Каждая ячейка под курсором является активной. Просмотр содержимого листов Excel следует условно разделить на 2 типа: 1 просмотр с помощью перемещения курсора и 2 просмотр с помощью дополнительных инструментов предназначенных для просмотра без перемещения курсора. Например, полосы прокрутки листа.
О том, как в Excel стрелками быстро перемещаться по ячейкам, описано подробнее ниже.
Перемещение курсора к соседней ячейке в низ
Переместите курсор к нижней (следующей) ячейке. При загрузке программы по умолчанию курсор расположен на ячейке с адресом A1. Вам нужно перейти на ячейку A2. Для этого решения есть 5 вариантов:
- Просто нажмите клавишу «Enter».
- Перемещение по ячейкам стрелками. (Все стрелки клавиатуры влияют на перемещение курсора соответственно со своим направлением).
- Наведите курсор мышки на ячейку с адресом A2 и сделайте щелчок левой кнопкой мыши.
- С помощью инструмента «Перейти…» (CTRL+G или F5) .
- Используя поле «Имя» (расположенное слева от строки формул).
Со временем в процессе работы с Excel вы заметите, что каждый вариант обладает своими преимуществами в определенных ситуациях. Иногда лучше нажать мишкой, а иногда перемещать курсор лучше клавишей «Enter». Также дополнительным примером может послужить данное задание как в Excel можно находить решения в несколько способов.
По умолчанию в Excel параметр перемещения курсора после нажатия клавиши «Enter» направлено в низ, на нижнюю ячейку (а если нажать SHIFT+ENTER, то курсор перейдет на верхнюю ячейку). При необходимости это можно изменить в настройках программы. Открываем окно «Параметры Excel» через меню «Файл»-«Параметры». В появившемся окне следует выбрать параметр «Дополнительно». Нас интересует здесь: «Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД». Ниже в опции направление указать желаемое… как показано на рисунке:
Помните об изменениях в этой настройке, чтобы делать свою работу в Excel более комфортной. В определенных ситуациях заполнения / изменения данных вам будет приходиться часто пользоваться данной возможностью. Очень удобно, когда курсор сам перемещается в нужном направлении после ввода данных в ячейку. А таблицы в листах для заполнения данных могут быть как вертикальные, так и горизонтальные.
Быстрый переход к выбранным отдаленным ячейкам
В выше описанном задании мы перемещались по соседним ячейкам (С A1 до A2). Попробуйте в такой же способ переместить курсор (черный прямоугольник) на ячейку D3.
Как видите, в данной задаче самый короткий путь решения будет сделать 1 щелчок мышкой. Ведь для клавиатуры это 3 нажатия клавиш.
Для решения данной задачи можно еще использовать инструмент «Перейти…». Чтобы ним воспользоваться необходимо на закладке «Главная» открыть выпадающий список инструмента «Найти» и выбрать опцию «Перейти…». Или нажать комбинацию «горячих» клавиш CTRL+G или F5.
В появившемся окне впишите D3 (можно вписать малыми буквами d3, а программа сама заменяет маленькие буквы на большие и в формулах так же), после чего нажмите OK.
Для быстрого перемещения курсора в любой адрес ячейки листа, так же удобно использовать поле «Имя», которое находится в левом верхнем углу под полосой инструментов на одном уровне со строкой формул. Введите это поле D3 (или d3) и нажмите «Enter». Курсор мгновенно переместится по заданному адресу.
Если отдаленная ячейка, на которую следует переместить курсор, чтобы сделать ее активной, находится в пределах одного экрана (просмотра без прокрутки), то лучше воспользоваться мышкой. Если же ячейку нужно искать, но адрес ее известен заранее, то лучше воспользоваться полем «Имя» или инструментом «Перейти…».
В программе Excel большинство функций можно реализовать несколькими путями. Но далее в уроках мы будем использовать только самые короткие.
Перемещение курсора в конец листа
На практическом примере быстро проверим количество строк в листе.
Задание 1. Откройте новый чистый лист и поместите курсор в любую колонку. Нажмите на клавиатуре клавишу END, а потом «стрелка вниз» (или комбинация CTRL+«стрелка вниз»). И вы увидите, что курсор переместился в последнюю строку листа. Если нажать комбинацию клавиш CTRL+HOME, то курсор переместится в первую ячейку листа A1.
Теперь проверим адресное наименование последней колонки и их количество.
Задание 2. Нажмите комбинацию клавиш CTRL+«стрелка вправо» (или клавишу END, а потом «стрелка вправо»). Тогда курсор переместится в последнюю колонку с адресным наименованием XFD.
Чтобы узнать какая по счету последняя колонка листа, необходимо переключить стиль отображения адресов ссылок на ячейки. Для этого необходимо зайти: «Файл»-«Параметры»-«Формулы» и отметить галочку «Стиль ссылок R1C1», нажать OK. После чего в наименованиях колонок вместо букв будут отображаться цифры. Порядковый номер последней колонки листа 16384. После чего в таком же порядке снимите галочку, чтобы вернуть стандартный стиль колонок с латинскими буквами.
Предок Excel это была программа в стиле листа-калькулятора для помощи работы в бухгалтерии. Поэтому листы напоминают одну большую таблицу. Сейчас мы научились эффективно перемещаться по ячейкам этой таблицы, а дальше будем учиться, эффективно заполнять их данными.
В процессе работы с большими и сложными таблицами с десятками столбцов и тысячами строк очень сильно поможет такой инструмент в Excel как «Представления». Выполнять визуальный анализ, данный в больших таблицах с помощью полос прокрутки – весьма неудобно. Очень сложно точно находить сильно отдаленные диапазоны от начала таблицы.
Инструменты перемещения по ячейкам в Excel
Главным инструментом для навигации по рабочем листе Excel являться инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Найти и выделить»-«Перейти». Он так же доступен по нажатию клавиши F5 или комбинации клавиш CTRL+G.
В появившемся окне «Переход» вводим в поле ввода «Ссылка:» адрес ячейки и нажимаем ОК. В результате чего курсор молниеносно перемещается на ячейку по заданному адресу. Если указать ссылку на диапазон, то курсор не только переместиться по указанному адресу, а и выделит этот диапазон:
Похожим способом можно воспользоваться с помощью поля имен, которое находиться на против строки формул. Непосредственно в поле «Имя» введите адрес ячейки или диапазона ячеек и нажмите клавишу Enter. Результат будет аналогичным.
Первым преимуществом инструмента «Перейти» является кнопка «Выделить», которая вызывает дополнительные возможности выделения для целых групп ячеек на рабочем листе Excel:
Второе преимущество инструмента перейти заключается в том, что он умеет вести историю переходов в поле «Перейти к:». Нам не нужно повторно вводить адрес ячейки куда мы ходим переместит курсор. Достаточно выбрать его из списка уже совершенных переходов двойным щелчком мышки.
С другой стороны, если мы закроем файл документа рабочей книги Excel, то история переходов исчезнет. А поле имен все-таки лучше использовать для присвоения имен диапазонам ячеек.
Все же оба эти инструмента ограничивают нас в навигации по большим таблицам, постоянным вводом адресов для новых ячеек или диапазонов. На практике все не так уж и просто. Пользователи Excel часто могут шибаться в адресации интересующих нас данных. Поэтому рассмотрим альтернативное решение.
Представление как инструмент перемещения по диапазонам ячеек
Воспользуемся инструментом «Представления» для навигации по таблицах с большим объемом данных. Для этого:
- Перейдите на диапазон той части таблицы, к которому часто приходиться переходить курсором. А потом выберите инструмент: «ВИД»-«Режимы просмотра книги»-«Представления».
- В появившемся диалоговом окне «Представления» нажмите на кнопку «Добавить». Появиться новое окно «Добавление представления».
- В поле «Имя:» введите название (например, «Оборотные активы») для этого представления данных на рабочем листе и нажмите ОК.
- Таким же самым образом создайте представление для другого интересующего вас диапазона данных большой таблицы.
Теперь в диалоговом окне «Представления» можно переключаться между видами этих диапазонов данных:
Даже если мы полностью закроем эту рабочую книгу, то при следующем открытии все представления будут сохранены и доступны для работы. Это очень удобно!
Полезные советы! Чтобы быстро возвращаться в начало рабочего листа из любого режима представления, достаточно нажать комбинацию горячих клавиш CTRL+HOME.
Навигация по листам Excel реализовывается если нажать правой кнопкой мышки по стрелкам переключения между листами в нижнем левом углу:
Вызывается окно «Переход к листу текущей книги», в котором находиться список названий листов. Щелкунов двойным щелчком мышки по названию листа в списке мы переходим на этот же лист делая его активным. Максимальное количество листов в Excel ограничивается максимальным объемом оперативной памяти. Это может быть более чем 1000. Поэтому самими стрелками и ярлычками сложно выполнить навигацию по такому количеству рабочих листов.
Одним из самых основных действий, выполняемых пользователями приложения Excel, является перемещение по ячейкам на рабочем листе. Поэтому вы должны изучить все используемые для этого приемы.Каждый рабочий лист содержит строки, пронумерованные от 1 до 65 536 и столбцы, обозначенные буквами от А до IV. За столбцом Z следует столбец АА, после AZ — ВА и так далее. Ячейки располагаются на пересечении строк и столбцов. В рабочем листе книги Excel, может быть активной в любой момент времени только одна ячейка.
Если ячейка активная, то она выделяется темным контуром. Ее адрес, то есть номер строки и буква столбца, видна в поле Имя, например, А1. Активную ячейку можно менять, в зависимости от того, какой способ перемещения по рабочей книге будет выбран.
Давайте на минутку задумаемся, насколько велик может быть рабочий лист. Он может содержать максимум 256 столбцов и 65 536 строк. Перемножьте этих два числа, и вы увидите, что рабочий лист содержит 16 777 216 ячеек. И это только в одном рабочем листе! А одна рабочая книга может содержать сотни рабочих листов.
Если вы работаете в стандартном видеорежиме SVGA со стандартными значениями высоты строк и ширины столбцов, то на экране помещается 12 столбцов и 27 строк (т.е. 324 ячейки, количество видимых строк и столбцов рабочего листа зависит также от размера монитора). Это составляет менее чем 0,001% всего рабочего листа. Другими словами, в одном рабочем листе содержится больше 100 тыс. стандартных экранов информации.
Если вводить по одной цифре в каждую ячейку достаточно быстро (заполняя одну ячейку в секунду), то, чтобы заполнить весь лист, нужно будет работать 194 дня без перерыва. А для распечатки результатов такой работы потребуется более чем 36 тыс. листов бумаги.
Кстати, даже не думайте о том, чтобы заполнить все ячейки рабочего листа. Если ваш компьютер не оснащен оперативной памятью чрезвычайно большого объема, то операционная система Windows для хранения гигантской рабочей таблицы задействует дисковую виртуальную память, и работа замедлится до черепашьей скорости. Каждое нажатие клавиши будет сопровождаться подкачкой страниц с диска. Поэтому я не рекомендую вам заполнять весь рабочий лист.
Вероятно, вы уже знаете, что для передвижения по рабочему листу можно использовать клавиши управления курсором. Эти клавиши работают именно так, как можно было бы ожидать: нажатие клавиши v перемещает табличный курсор вниз на одну строку, нажатие клавиши > — на один столбец вправо и так далее. Клавиши (PgUp) и (PgDn) служат для перемещения табличного курсора вверх или вниз на одно полное окно (количество строк, на которое перемещается ячейка, зависит от количества строк, отображаемых в окне).
Когда включен индикатор (Scroll Lock), вы можете прокручивать рабочий лист, не меняя активной ячейки. Это полезно в том случае, когда нужно увидеть другую часть рабочей таблицы и затем быстро вернуться в первоначальное положение. Нажмите клавишу (Scroll Lock), а затем воспользуйтесь клавишами управления курсором для перемещения по рабочей таблице. Когда вы захотите вернуться в исходную точку (активную ячейку), нажмите (Ctrl+Backspace). Затем снова нажмите клавишу (Scroll Lock), чтобы отключить индикатор. Когда индикатор (Scroll Lock) включен, в строке состояния (которая расположена внизу экрана) отображается надпись SCRL.
Клавиша (Num Lock) управляет работой клавиш, расположенных на дополнительной цифровой клавиатуре. Когда индикатор Num Lock включен, Excel высвечивает в строке состояния надпись NUM. Когда этот индикатор включен, нажатием клавиш на дополнительной цифровой клавиатуре можно вводить числа. Почти на всех современных клавиатурах имеется отдельный блок серых клавиш управления курсором, расположенный слева от цифровой клавиатуры. На эти клавиши не влияет состояние индикатора .
Действие некоторых клавиш может отличаться в зависимости от установленных вами опций перехода. Выберите команду Сервис-Параметры и щелкните на вкладке Переход в диалоговом окне Параметры. Если установлен флажок опции Клавиши перемещения, использовавшиеся в Lotus 1-2-3, то клавиши перемещения табличного курсора будут соответствовать тем, которые использовались в программе Lotus 1-2-3. Но лучше использовать стандартные клавиши управления табличным курсором Excel, а не управляющие клавиши Lotus 1-2-3.
Если вы знаете адрес или имя ячейки, которую нужно активизировать, то, чтобы быстро до нее добраться, нажмите клавишу (F5). Это клавиатурный эквивалент команды Правка-Перейти. В результате появится диалоговое окно Переход. Введите координаты нужной ячейки в поле Ссыпка или выберите имя ячейки из списка и нажмите клавишу (Enter).
С помощью же мыши перемещение по рабочему листу происходит так, как того можно было ожидать. Для того чтобы изменить активную ячейку, щелкните на нужной ячейке, и она станет активной. Если та ячейка, которую вы хотите активизировать, не видна в окне рабочей книги, можно использовать полосы прокрутки для прокручивания окна в любом направлении. Для прокрутки на одну ячейку щелкните на одной из стрелок, расположенных на полосах прокрутки. Для прокрутки на целый экран, щелкните в любом месте полосы прокрутки (там, где нет бегунка).
Для ускорения прокручивания можно также перетаскивать бегунок. Описывать полосы прокрутки гораздо труднее, чем работать с ними. Поэтому, если вы впервые видите полосы прокрутки, советую вам поэкспериментировать с ними несколько минут. Вы без труда поймете, как они функционируют.
Когда вы перетаскиваете бегунок, появляется маленький желтый квадратик, показывающий, в какой строке или каком столбце вы окажетесь, когда отпустите кнопку мыши.
Если к вашему компьютеру подключена мышь Microsoft IoteffiMouse, то вы можете использовать ее колесико для вертикальной прокрутки. Когда установлена стандартная скорость, за один щелчок колесиком прокручивается три строки. Кроме того, если щелкнуть колесиком и переместить указатель мыши в любом направлении, то рабочий лист будет автоматически прокручен в этом направлении.
Чем дальше вы переместите указатель мыши, тем быстрее будет выполняться прокрутка. Если же вы хотите назначить колесику функцию увеличения и уменьшения рабочей таблицы, то выберите команду Сервис-Параметры, щелкните на вкладке Общие и активизируйте опцию Панорамирование с помощью IntelliMouse.
При использовании полос прокрутки или прокручивании с помощью IntelliMouse активная ячейка не изменяется. Прокручивается только рабочий лист. Для изменения активной ячейки следует после прокручивания щелкнуть на новой ячейке. Обратите внимание на то, что только в активном окне рабочей книги есть полосы прокрутки. А в другом окне полосы прокрутки появятся только тогда, когда вы его активизируете.
