No Image

Создать совещание в outlook

СОДЕРЖАНИЕ
8 просмотров
11 марта 2020

Записанный контакт с данными о человеке или организации позволяет существенно экономить время. С помощью инструментов Outlook можно отправить по адресу контакта электронное сообщение, послать приглашения на совещание согласно адресам, указанным в списке контактов, и даже позвонить по телефонному номеру, зафиксированному в контакте. Вам не придется повторно вводить адреса и телефоны. Outlook автоматически считает необходимую информацию из папки контактов.

Контакты, хранящиеся в Outlook, могут использоваться для рассылки приглашении на совещание. Для планирования совещаний Outlook предлагает специальный инструмент. Попробуйте воспользоваться им.

1. В панели ярлыков Outlook щелкните на значке Календарь.

2. Щелкните на кнопке Создать.

3. Раскройте вкладку Планирование.

4. Щелкните на кнопке Другие.

5. В списке Источник адресов открывшегося окна диалога (см. рис. 20.7) выберите пункт Контакты.

6. В списке доступных имен и ресурсов щелкните на строке Александр Петров (Эл.почта).

7. Щелкните на кнопке Обязательный, чтобы указать на настоятельную необходимость присутствия этого человека на совещании.

8. Выделите строку Сергей Николаев (Эл. почта) и щелкните на кнопке Необязательный.

9. Затем щелкните на кнопке ОК.

На вкладке Планирование, показанной на рис. 20.9, наряду с вашим именем появятся имена приглашенных. Бланк занятости по времени показывает, что в промежутке от 14:00 до 14:30 вы отсутствуете в офисе, интервал 11:00-11:30 занят, а с 15:00 до 15:30 вы тоже, видимо, не сможете присутствовать на совещании (все указанные встречи и время обеденного перерыва были настроены на предыдущем занятии). Вертикальная белая полоса с зеленым и красным краями предлагает интервал времени, который, по мнению Outlook, подходит для назначения совещания.

Примечание Если Outlook имеет доступ (например, через локальную сеть) к расписаниям людей, приглашаемых на совещание, в окне планирования совещания появятся отметки занятых интервалов времени для этих людей. В такой ситуации вам было бы достаточно щелкнуть на кнопке Автовыбор, чтобы программа Outlook нашла для совещания время, устраивающее вас и всех приглашенных.

10. Чтобы назначить начало совещания на 13:00, щелкните мышью в бланке занятости вблизи этого числа.

11. С помощью раскрывающегося списка Конец собрания выберите время окончания совещания 15:00.

Рис. 20.9. Планирование совещания

12. Разверните вкладку Встреча. В поле Тема введите текст Совещание, который будет добавлен в одноименное поле электронных сообщении. В поле, расположенное в нижней части этой вкладки, введите необходимые пояснения.

13. Щелкните на кнопке Отправить. Outlook автоматически прочтет адреса приглашенных из папки Контакты, сгенерирует сообщения и при первой возможности отправит их по электронной почте.

Читайте также:  Ммс не видит usb

14. Закройте окно встречи без сохранения введенных данных.

Встречи — это мероприятия, для которых отводится время в календаре пользователя и не требуется приглашение других лиц или резервирование ресурсов. Вы можете превратить встречу в собрание, добавив участников.

Создание встречи

В папке календаря выберите команду создать встречу или нажмите клавиши CTRL + N. В любой другой папке нажмите клавиши CTRL + SHIFT + A.

Введите тему, место, время начала и время окончания.

Нажмите кнопку сохранить & закрыть , чтобы сохранить встречу.

Примечание. по умолчанию Outlook запускает и завершает встречи в час или полчаса. Если вы хотите ввести настраиваемое время, например 12:22 p.m., щелкните в полях время начала или окончания и введите точное нужное время.

Outlook для Windows и Outlook для iOS — Улучшенная совместная работа

Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить вам, когда вам нужно выйти за рабочее время.

Включить время ухода

В Outlook для iOS выберите параметры > времени для выхода.

Выберите поддерживаемую учетную запись, а затем с помощью ползунка включите время выхода.

Примечание: Время ухода пока не доступно для Outlook для Android. Поддерживаются только Office 365, Outlook.com и некоторые учетные записи Gmail.

Выберите команду создать встречу. Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и выбрать команду создать встречу, дважды щелкнуть любую пустую область календаря или нажать сочетание клавиш CTRL + Shift + a.

В поле Тема введите описание.

В поле Место укажите место проведения.

Введите время начала и время окончания.

Совет: Вы можете вводить определенные слова и фразы в полях время начала и время окончания, а не даты. Например, вы можете ввести "сегодня", "завтра", "Новый год", "две недели", "за день", "три года", "Новый год" и "большинство названий праздников".

Чтобы показать в течение этого времени другие сведения о доступности, в группе Параметры установите флажок Показывать как , а затем в раскрывающемся списке в раскрывающемся меню выберите бесплатный, работать в другом месте, под вопросом, занят или нет на месте.

Чтобы сделать встречу повторяющейся, в группе Параметры нажмите кнопку повторение . Выберите частоту повторения встречи ( ежедневно, еженедельно, ежемесячно ),а затем выберите Параметры частоты. Нажмите кнопку ОК.

Примечание: При задании повторяемости встречи название вкладки Встреча изменяется на Ряд встреч.

По умолчанию напоминание появляется за 15 минут до начала встречи. Чтобы изменить время появления напоминания, в группе Параметры щелкните стрелку рядом с полем напоминание и выберите новое время напоминания. Чтобы отключить напоминание, выберите значение нет.

Читайте также:  Размер шрифта в электронной книге

Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Совет: Если вы хотите изменить встречу на собрание, выберите пригласить участников в группе участники на ленте.

Создание встречи или собрания из сообщения электронной почты

Существует два способа создания встречи или собрания из сообщения электронной почты.

Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в папке "Входящие", а затем выберите команду быстрые действия > создать собрание. Откроется встреча с сообщением электронной почты в виде вложения, и вы можете добавить участников, чтобы превратить встречу в собрание.

Щелкните сообщение в списке сообщений, а затем выберите команду ответить с собранием на ленте. Это приведет к созданию нового приглашения на собрание и отправителю сообщения в строке "Кому" и сообщения электронной почты, включенного в текст приглашения на собрание.

Связанные задачи

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В Outlook.com можно создавать, изменять и удалять встречи и приглашения на собрание.

Встречи предназначены для таких событий, как обед, спортивная тренировка или прием у врача, которые вы хотите включить в свой календарь. Собрание — это событие календаря, которое рассылается другим пользователям. Создание собрания аналогично созданию встречи, только с приглашением участников.

В нижней части страницы щелкните значок .

Выберите в календаре дату и время, когда должно произойти событие.

В текстовом поле введите краткое описание события, включая название и расположение.

Outlook.com порекомендует расположения в зависимости от того, что вы ввели. Выберите расположение, если оно подходит. Если оно не подходит, введите нужное расположение на странице дополнительных сведений о событии.

Кроме того, можно выбрать следующие необязательные элементы.

Весь день: выберите этот параметр, если это событие на весь день.

Повтор: выберите один из вариантов в списке, чтобы сделать собрание или встречу повторяющимися. Затем выберите даты начала и окончания серии.

В полной форме события можно задать дополнительные необязательные элементы. Выберите элемент или Дополнительные сведения и задайте следующие параметры в верхней части формы:

Читайте также:  Что такое дсл интернет

Щелкните элемент Занят, чтобы выбрать, как будет отображаться ваше состояние во время события, или сделать событие частным.

Щелкните элемент Классифицировать, чтобы выбрать категорию для события.

Если вы хотите пригласить людей на собрание, введите их имена или адреса электронной почты в поле Пригласить участников.

Щелкните параметр Необязательно, чтобы добавить необязательных участников, или щелкните элемент , чтобы запрашивать ответы от участников или разрешить пересылку приглашения на собрание.

В списке Напомнить мне можно изменить время напоминания.

Нажмите Сохранить, если это встреча, созданная вами для себя, или Отправить, если это собрание с участниками.

В нижней части страницы щелкните значок .

В календаре выберите событие и нажмите Изменить.

Если это повторяющееся собрание или встреча, также потребуется выбрать один из описанных ниже вариантов.

Это событие: выберите этот вариант, чтобы открыть и изменить событие, выбранное в календаре.

Это и все следующие события: выберите этот вариант, чтобы открыть и изменить событие, выбранное в календаре, а также все последующие события этой серии.

Все события этой серии: выберите этот вариант, чтобы открыть и изменить всю серию событий.

Измените сведения о событии и нажмите Сохранить, если это встреча, созданная вами для себя, или Отправить, если это собрание с другими участниками.

В нижней части страницы выберите значок .

Выберите собрание в календаре и нажмите Отмена. Если нужно, добавьте краткое сообщение, а затем нажмите кнопку Отправить.

Если это повторяющееся собрание, после первого нажатия кнопки Отмена потребуется выбрать один из описанных ниже вариантов.

Это событие: выберите этот вариант, чтобы отменить событие, выбранное в календаре.

Это и все следующие события: выберите этот вариант, чтобы отменить событие, выбранное в календаре, а также все последующие события этой серии.

Все события этой серии: выберите этот вариант, чтобы отменить всю серию событий.

В нижней части страницы выберите значок .

Выберите событие в календаре и нажмите Удалить. В окне Удалить событие снова нажмите Удалить.

Если это повторяющееся событие, после первого нажатия кнопки Удалить потребуется выбрать один из описанных ниже вариантов.

Это событие: выберите этот вариант, чтобы удалить событие, выбранное в календаре.

Это и все следующие события: выберите этот вариант, чтобы удалить событие, выбранное в календаре, а также все последующие события этой серии.

Все события этой серии: выберите этот вариант, чтобы удалить всю серию событий.

Комментировать
8 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Компьютеры
0 комментариев
No Image Компьютеры
0 комментариев
No Image Компьютеры
0 комментариев
Adblock detector